Andmekaitse

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Blacklynx OÜ, registrikood 14142382, edaspidi meie).

Pakume oma klientidele erinevaid koolitusi ning raamatupidamise- ja äriteenuseid, mille osutamise käigus puutume kokku ka oma klientide isikuandmetega.

Privaatsusteates anname ülevaate selle kohta, milliseid isikuandmeid me oma klientide kohta kogume ja töötleme, millistel eesmärkidel ja millisel alusel me seda teeme ja kui kaua me andmeid säilitame. Samuti anname ülevaate, millised on õigused seoses neid puudutavate isikuandmete töötlemisega.

Kõikide teenuste osutamiseks küsime oma klientidelt järgmiseid andmeid:

• ees- ja perekonnanimi,
• isikukood,
• kontaktandmed (telefon, e-posti aadress).

Neid andmeid kogume ja kasutame selleks, et täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi, aga ka selleks, et täita meie vahel sõlmitud lepingut (nt koolitusega seotud korraldusliku info ja koolitusmaterjalide edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, arvete saatmiseks jne).

Maksuseadustest tulenevalt vajame kliendi nime raamatupidamise algdokumentide (arve) koostamiseks.

Täiskasvanute koolituse seadusest tulenevalt peame väljastama koolitusel osalenutele tõendeid ja tunnistusi, millel tuleb kajastada muuhulgas koolitusel osalenud isiku nimi ja isikukood.

Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on meile vajalikud ka rahapesu- ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate hoolsusmeetmete rakendamiseks (sh kliendi isikusamasuse tuvastamiseks). Raamatupidamisteenuse pakkujana oleme kohustatud seda seadust täitma.

Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on vajalikud ka võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (õigustatud huvi).

Klientide kontaktandmeid kasutame ka turunduslike teadaannete (nt koolituspakkumised, uudiskirjad jms) edastamiseks, kuid seda vaid juhul, kui olete andnud meile selleks nõusoleku. Nõusoleku andmine on vabatahtlik ning sellest ei olene võimalus koolitustel osaleda või kasutada muud meie poolt pakutavat teenust. Nõusoleku saate igal ajal ka tagasi võtta ning seejärel me teile enam pakkumisi ei edasta.

Kõikide teenustega seonduvalt töötleme oma klientide kohta ka järgmiseid andmeid:

• sõlmitud lepingud/esitatud tellimused;
• maksekohustuste täitmise andmed (esitatud arved, maksegraafiku andmed, laekumised, võlgnevused jms);
• kirjavahetus seoses lepinguga (teated, pretensioonid, avaldused, võlateatised, lepingu lõpetamise teated jms).

Need andmed on meile vajalikud selleks, et omaksime ülevaadet meievahelisest lepingulisest suhtest ning saaksime sõlmitud lepinguid ja esitatud tellimusi nõuetekohaselt täita, aga samuti selleks, et kajastada osutatud teenuste andmeid korrektselt oma raamatupidamises (raamatupidamise- ja maksuseadustest tulenev kohustus). Samuti on need andmed vajalikud võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (tegemist on meie õigustatud huviga).

Raamatupidamisteenuse osutamiseks kogume juriidilisest isikutest klientidelt:

• juhtorganite (juhatus ja nõukogu) liikmete isikuandmeid (ees- ja perekonnanimi, isikukood);
• tegelike kasusaajate isikuandmeid (ees- ja perekonnanimi, isikukood).Kohustus neid andmeid koguda ja säilitada tuleneb rahapesu ja terrorismi rahastamise seadusest, mida peame oma tegevuses järgima, kuna osutame raamatupidamisteenuseid.

Juhatuse liikmete andmeid küsime kliendilt ja kontrollime äriregistrist. Tegelike kasusaajate andmeid küsime kliendilt või kogume tegelike kasusaajate registrist, mis peatselt äriregistri juurde luuakse.

Koolitusteenuse pakkumise käigus töötleme järgmiseid klientide isikuandmeid:

• koolituse nimetus, millele olete end meie kodulehe veebivormi kaudu või telefoni teel registreerinud;
• varem läbitud Blacklynx OÜ koolitused (sh koolituste läbimise kohta väljastatud tunnistused ja tõendid koos sealt nähtuvate andmetega) – lisaks üldisele kohustusele säilitada andmeid osutatud teenuste kohta, annab varasemal kursusel osalemise info meile teavet võimaliku soovitatava täiendõppe osas;
• makstud koolitustasud – kasutame neid andmeid tulumaksuseadusest tuleneva informatsioonikohustuse täitmiseks (igal aastal esitame Maksu- ja Tolliametile andmed füüsiliste isikute poolt tasutud koolituskulude kohta, mille suhtes rakendub tulumaksusoodustus;
• Moodle kasutajakonto andmed (kasutajanimi ja salasõna) – loome e-õppe keskkonna kasutajakonto kõikidele e-õppe kursusele registreerunutele, kus kursusel osalejatele on individuaalselt kättesaadavad kursuse läbimiseks vajalikud õppematerjalid ja –info;
• koolitusel osalemise ja puudumise andmed – õppekava täitmise mahust sõltub, kas meil on õigus väljastada teile koolituse läbimist tõendav dokument või mitte (alus: täiskasvanute koolitamise seadus).

Koolitustel osalejate kohta peame me edastama andmeid koolituse eest maksjale ehk lõpptellijale, kui lõpptellija ei ole teie ise, vaid keegi teine (nt tööandja, Töötukassa vms). Nimelt on lõpptellijal õigustatud huvi ning enamasti ka juriidiline kohustus saada andmeid selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.

Samuti edastame koolitusel osalejate kohta andmed (ees- ja perekonnanimi, teatud juhtudel ka isikukood) koolitust läbiviivale lektorile, kuna lektori ülesanne on kontrollida, kas koolitusel osalevad ikka registreeritud isikud ning kes registreeritud isikutest on kohal ja kes puudub.

Klientidele postisaadetiste edastamiseks kasutame erinevaid posti ja kullerteenuse pakkujaid, kellele edastame seetõttu kliendi nime, aadressi ja vajadusel ka telefoninumbri.

Kui olete andnud nõusoleku saada meilt turunduslikke teateid ja uudiskirju, siis võib meil tekkida nende teadete saamiseks vajadus edastada andmeid otseturundusega või masspostitusega tegelevatele teenusepakkujatele.

Võime oma teenuste pakkumisel kasutada ka muid abistavaid teenuseid nagu IT-abi, audiitorteenused, õigusteenused jne. Kõik teenusepakkujad on meie volitatud andmetöötlejateks, kellel on õigus töödelda meilt saadud isikuandmeid üksnes teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses ning üksnes meie poolt etteantud reeglite ja juhiste alusel. 

Maksekohustuste rikkumise korral võime edastada andmed võlgnevuste kohta (sh kliendi isikukood, maksehäire tekkimise ja lõppemise kuupäev ning summa) teavet maksehäireregistrisse, mida peab AS Creditinfo Eesti (registrikood 10256137) ning mida maksehäireregistri kasutajad (nt pangad, tööandjad jne) kasutavad krediidiotsuste tegemiseks ja lepingupartnerite taustakontrolliks.

Kohustuste rikkumisega seotud andmeid võime oma õiguste ja huvide kaitseks edastada ka inkassoettevõtetele, õigusnõustajatele, kohtutele ja muudele isikutele ja asutustele, kes tegelevad vastavate nõuete menetlemisega.

Oma klientide kohta peame esitama andmeid järelevalve- ja korrakaitseasutustele, kui meilt seaduslikul alusel selliseid andmeid nõutakse (nt Haridus- ja Teadusministeeriumi, Tarbijakaitseameti, Andmekaitse Inspektsiooni vms päringud kontrollide käigus) või kui esineb olukord, mil oleme seadusest tulenevalt kohustatud ise neid andmeid esitama (nt informatsioonikohustuse täitmine Maksu- ja Tolliametile, teavitamiskohustuse täitmine rahapesu andmebüroole jne).

Isikuandmete edastamisel järgime alati minimaalsuse põhimõtet. See tähendab, et edastame andmeid vastuvõtjale vaid mahus, milleks see on andmete kogumise ja edastamise eesmärki silmas pidades õigustatud ja vajalik. Nt koolituse lõpptellijale edastame registreerimislehed või individuaalsed osavõtulehed, millelt nähtub koolitusel osaleja nimi, isikukood, koolitusel osalemise aeg ja koht ning osaleja allkiri. Samuti on lõpptellijal õigus saada ärakiri koolituse läbimist tõendavast tunnistusest või tõendist.

Isikuandmete hoidmine/kaitsmine

Kasutame oma asjaajamise korraldamiseks ja dokumentide hoidmiseks ettevõttesisest infohaldussüsteemi, millele on isikliku parooliga juurdepääs üksnes meie töötajatel.

Töötajate töölepingutes, aga ka lektoritega sõlmitavates käsunduslepingutes on ettenähtud kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus ning vastutus selle olulise kohustuse rikkumise eest.

Meie töötajatel on kohustus kasutada tööalase info vahetamiseks mõeldud nimelist e-posti aadressi, mistõttu liigub ka isikuandmeid sisaldav info turvaliselt läbi meie poolt kasutatava usaldusväärse teenusepakkuja (OÜ Elkdata) meiliserveri. Andmete edastamiseks kasutame krüpteeritud kanaleid.

Isikuandmete säilitamine

Isikuandmete, sealhulgas isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamisel lähtume põhimõttest, et andmeid säilitame üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid kogusime, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik

Arvestades, et peaaegu kõik meie poolt kogutavad isikuandmed on seotud sellega, kellele ja kuidas me oleme teenust osutanud, siis võivad need andmed omada tähendust ka võimalikes õigusvaidlustes. Seega oma õigustatud huvide kaitsmiseks lähtume andmete säilitustähtaja määramisel maksimaalsetest aegumistähtaegadest, mis on nõuete esitamiseks seadusega ette nähtud – see on 10 aastat lepinguliste suhete lõppemisest.

Isikuandmete kaitset reguleerivatest õigusaktidest (eelkõige Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärusest nr 2016/679, jõustumise aeg 25.05.2018) tuleneb andmesubjektidele mitmeid õigusi, millest anname teile alljärgnevalt kokkuvõtliku ülevaate.

Inimesel on õigus:

• saada teavet tema kohta kogutud isikuandmete ja nende töötlemise kohta, sh õigus saada tasuta koopia töödeldavatest isikuandmetest (NB: lisakoopia ehk teistkordselt samade andmete kohta koopia nõudmisel võime küsida teilt mõistlikku tasu koopia väljastamisega seotud halduskulu katmiseks);
• esitada vastuväide isikuandmete töötlemise osas;
• nõuda isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on ebaõiged või mittetäielikud,
• nõuda isikuandmete kustutamist (nt juhul, kui meil puudub isikuandmete töötlemiseks õiguslik alus või see alus on ära langenud, nt juhul, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, mille te olete tagasi võtnud),
• nõuda isikuandmete töötlemise piiramist (nt ajaks, mil menetleme teie taotlust või vaidlustust seoses isikuandmete töötlemisega),
• võtta isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek osaliselt või täielikult tagasi, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, sh on teil õigus keelata oma andmete töötlemine otseturustuseks,
• saada isikuandmeid struktureeritult ja elektrooniliselt üldkasutatavas masinloetavas formaadis ning edastada need andmed teisele teenusepakkujale, välja arvatud juhul, kui tegemist on andmetega, millele ülekandmisõigus ei kohaldu (vt soovi korral ka Andmekaitse Inspektsiooni selgitusi andmete ülekandmisõiguse kohta: http://www.aki.ee/et/andmekaitse-reform/mida-tahendab-andmete-ulekandmise-oigus),
• pöörduda isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise korral Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või kohtu poole.

Privaatsusteate muutmine

Aeg-ajalt vaatame me oma privaatsusteate üle ning teeme sellesse vajalikke täiendusi. Olemasolevaid kliente teavitame privaatsusteate muutmisest e-posti teel enne muudatuste kehtima hakkamist. Kehtiv privaatsusteade on alati kättesaadav meie kodulehel: http://www.blacklynx.ee/andmekaitse